- التعريف بالقسم: تأسس القسم بتاريخ (14/12/2022) حسب الامر الإداري المرقم (2747) للقيام بمهام اصدار الهويات والباجات والتخاويل وإدارة مشروع الحوكمة الالكترونية للربط الشبكي بين المركز والدوائر المرتبطة بالمحافظة.
- أسم القسم: (الهويات والحوكمة الالكترونية).
- عدد الموظفين: (13)
- الهيكل التنظيمي: مدير القسم – معاون المدير – شعبة الإدارة – شعبة الحوكمة والربط الشبكي – المعلومات والبرامج – الارشفة الالكترونية – الإحصاء – هويات الموظفين.
- المهام والواجبات:
- اصدار هويات متعددة (الموظفين على الملاك الدائم للمحافظة والدوائر المرتبطة بها – هويات العقود بكل أنواعها – هويات المنسبين من المحافظة والى المحافظة – هويات المختارين – تخاويل العجلات الحكومية – باجات الدخول).
- المسؤولية عن نشر استمارة المتقدمين للتعيينات للدرجات الوظيفية (الامن الغذائي – عقود 7292) ثم سحب قواعد البيانات وتنقيتها وتوحيدها واكمال اختيار الأسماء من قبل لجنة التعيينات.
- إدارة الموقع الرسمي لديوان محافظة صلاح الدين والصفحات الخاصة بالمحافظة (تويتر – انستكرام – فيس بوك – تلغرام)،
- إدارة البريد الالكتروني الرسمي الخاص بديوان المحافظة والإيميلات الخاصة بكل الأقسام والدوائر المرتبطة بالمحافظة.
- اصدار صحة الصدور الالكترونية (QR) وقراءتها.
- برمجة البرامج الخاصة بالحوكمة الالكترونية (تم اكمال برنامج الهويات -الارشفة الالكترونية – نظام الموظفين الموحد) وتم العمل بها بنجاح واعمامها للمستفيدين.
- المهام الرسمية المناطة بالقسم:
- اصدار الهويات بأنواعها.
- التعيينات وإدارة قواعد بياناتها.
- إدارة البريد الالكتروني.
- إدارة الموقع الالكتروني بكل تشعباته.
- صحة الصدور (QR).
- برمجة البرامج.
- صيانة الحاسبات.
- المهام المنفذة فعلياً: جميع ما ذكر انفاً منفذ فعلياً.
- مؤشرات الأداء: (KPIs) الوصول الى 90%.
- عدد المعاملات المنجزة شهرياً: لا يوجد عدد محدد حسب الأشهر وانما الاعتماد على طلب الموظفين للحصول على الخدمة قد يكون العدد عالي في شهر ومتوسط في شهر اخر.
- معدل زمن انجاز المعاملة: كل معامله تختلف عن الأخرى يتراوح الوقت بين (10-15) دقيقة.
- نسب الإنجاز: 100%
- مؤشرات الأداء المعتمدة: (KPI) انجاز 100% في حالة توفر الاحبار وعمل الطابعات بكامل قدرتها واكمال المعاملة من قبل الموظف المستفيد.
- الإجراءات وسير العمل:
- طلب اصدار هويه المرحلة الأولى ادخال المعلومات في قاعدة بيانات برنامج الهويات ثم التقاط صورة فورية وادخالها للبرنامج ثم طباعة الاستمارة وتسليمها الى الموظف للحصول على تواقيع واختام كل من مدير الوحدة الإدارية ومدير قسم الموارد البشرية ومدير قسم التصاريح الأمنية ثم العودة وتسليمها الى قسمنا بعد ارفاق فحص فصيلة الدم لغرض اصدار الهوية. يتم اصدار الهوية فورياً بعد استلام المعاملة كاملة في حالة وجود الاحبار.
- التعيينات الخاصة بالعقود : يتم اصدار امر من قبل السيد المحافظ بنشر الاستمارة الخاصة بالعقود حيث يعمل قسمنا على تصميم الاستمارة ووضع الحقول المطلوبة ورفعها الى الموقع الالكتروني الرسمي ومتابعة العمل حتى اغلاق الاستمارة بعد (30) حسب قانون التعيينات ثم نقوم بسحب قاعدة البيانات وتنقيتها واكمالها ثم وضع المعادلات الخاصة بالدرجات التفاضلية لتهيئتها لاختيار الاسماء من قبل لجنة التعيينات حسب قانون التعيينات .
- طلب ارسال معاملة من خلال البريد الكتروني الرسمي: يتم اشعارنا عبر كتاب رسمي من القسم المستفيد بإرسال المعاملة عبر البريد الالكتروني الرسمي مع تزويدنا بالبريد المرسل اليه ويتم ارسالها فوراً في حال توفر خدمة الانترنت.
- الاخبار والفعاليات: يتم اشعارنا بنشر الإعلانات الخاصة بالمناقصات والمزايدات وفعاليات المسؤولين من قبل الجهة المستفيدة بشكل رسمي ونقول بدورنا في حالة توفر خدمة الانترنت بنشرها عبر الموقع الرسمي للمحافظة وارتباطاته.
- (QR) : يتم قراءة أي صحة صدور وتزويد المستفيد بتأكيد القراءة على نفس الباركود . وإصدار صحة صدور عند حاجة المستفيد لصحة الصدور على ان يكون الكتاب صادر من ديوان محافظة صلاح الدين حصراً.
- البرامج: يتم اشعارنا من قبل أي جهة مستفيدة بحاجتهم الى برنامج خاص ويتم تزويدنا بالتفاصيل الدقيقة ليتم العمل على انشاء برنامج متكامل من قبل الموظف المبرمج ومناقشة الجهة المستفيدة بأدق التفاصيل وانهاء البرنامج وتسليمه.
- صيانة الحاسبات: يتم صيانة الحاسبات داخل القسم من حيث الفرمتة وتنصيب البرامج وتفعيلها وتنظيم عمل الحاسبة.